Bewirtungsbelege

Digitalisierung nunmehr zulässig

Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 30.6.2021 die Grundsätze für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsausgaben in einem Bewirtungsbetrieb umfassend neu gefasst. Will man Diskussionen mit dem Betriebsprüfer vermeiden, sollte man sich eng an diese Vorgaben halten. Die bisherigen Anforderungen sind im Wesentlichen gleich geblieben.

Die Digitalisierung und die Folgen, die sich hieraus ergeben, sind der wesentliche Unterschied zu dem Vorgängerschreiben aus dem Jahr 1994. Insbesondere stellt das BMF nunmehr klar, dass Rechnungen und Bewirtungsbelege digitalisiert werden können und Papierbelege also nicht aufbewahrt werden müssen. Auf die Einhaltung der dann bestehenden Anforderungen ist allerdings zu achten:

Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden.

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung). Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.

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