Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Abgrenzung zu Geldleistungen

Neben Geldleistungen werden mit dem Arbeitnehmer häufig auch Sachleistungen als Arbeitslohn vereinbart, die steuerlich begünstigt sein können. Für Lohnzahlungszeiträume nach dem 31.12.2019 ist die Abgrenzung zwischen Geld- und Sachleistungen gesetzlich neu definiert worden. Danach gehören zu den „Einnahmen in Geld“ auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, sind (unabhängig von einer Betragsangabe) Sachleistungen und keine Geldleistungen. Außerdem müssen ab dem 1.1.2022 die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllt werden.

Zweckgebundene Gutscheine (einschließlich Gutscheinkarten, digitale Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps) oder Geldkarten (einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) sind als Sachbezug einzustufen, wenn die Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber selbst oder bei einem Dritten berechtigen. Von einer derartigen Berechtigung ist nicht auszugehen, wenn der Arbeitnehmer zunächst in Vorleistung tritt und der Arbeitgeber ihm (z.B. aufgrund eines von ihm selbst ausgestellten Gutscheins) die Kosten im Nachhinein erstattet. In diesen Fällen handelt es sich um eine Geldleistung in Form einer nachträglichen Kostenerstattung. Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Sachbezugs auch eine Geldleistung verlangen kann, selbst wenn der Arbeitgeber ihm eine Sache zuwendet.

Es muss sich also bei einem Sachbezug um Zahlungsinstrumente handeln, die

-      für den Erwerb von Waren und Dienstleistung in den Geschäftsräumen des Ausstellers/Emittenten oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit professionellen Emittenten eingesetzt werden können,

-      für den Erwerb von sehr begrenzten Waren- und Dienstleistungsspektren eingesetzt werden können oder

-      beschränkt sind auf den Einsatz im Inland und auf Ersuchen eines Unternehmens oder einer öffentlichen Stelle für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke nach Maßgabe öffentlich rechtlicher Bestimmungen für den Erwerb der darin bestimmten Waren oder Dienstleistungen von Anbietern bereitgestellt werden, die eine gewerbliche Vereinbarung mit dem Emittenten geschlossen haben.

Hierzu gehören z.B. Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins für seine eigene Produktpalette zu beziehen. Begünstigt sind auch Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstelle bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland Waren zu beziehen, z.B. im Internetshop einer bestimmten Ladenkette. Kundenkarten eines Online-Händlers sind nur dann als Sachzuwendungen einzustufen, wenn sie nur zum Bezug von Waren der eigenen Produktpalette berechtigen (Verkauf und Versand durch den Onlinehändler), nicht aber, wenn die Kundenkarte auch für Produkte von Fremdanbietern (z.B. Marketplace, wie bei Amazon) einlösbar sind.

Diese Grundsätze sind ab dem 1.1.2020 anzuwenden. Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, aber die Kriterien des ZAG nicht erfüllen, erkennt das FA noch bis zum 31.12.2021 als Sachbezug an.

Konsequenz: Ob Geldleistungen oder Sachleistungen vorliegen, richtet sich im Wesentlichen nach der Art und Weise, wie die Zuwendung an den Arbeitnehmer erfolgt. Der Weg ist entscheidend und nicht das Ergebnis. Bei der Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer ist also Vorsicht geboten.

Bei den Sachzuwendungen, die bis zu 50 Euro (bis 31.12.2021 bis zu 44 Euro) im Monat steuerfrei sind, muss nicht nur danach unterschieden werden, ob es sich um begünstigte Gutscheine oder Geldkarten handelt, sondern auch danach, ob es sich um Zuwendungen handelt, die nur begünstigt sind, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden.

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