Kassenbuchführung

Ist eine elektronische Kasse jetzt Pflicht?

Eine Übersicht über die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bietet eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe vom 7.8.2020.

Danach erfordern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung der Grundlagen, des Inhalts, der Entstehung und Abwicklung und der Bedeutung des Geschäftsvorfalls für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht folgt aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (Einnahmen-Überschuss-Rechner). Des Weiteren ist für jeden Geschäftsvorfall die Zahlungsart festzuhalten. Nur Barumsätze sind im Kassenbuch zu erfassen. Unbare Zahlungen (Kreditkarte/EC-Umsätze etc.) sind separat abzubilden.

Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt aus Zumutbarkeitsgründen die Einzelaufzeichnungspflicht nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Es ist auch zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen.

Ist die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden. Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Gelds (z.B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen.

Seit 1.1.2017 dürfen nur noch solche elektronischen Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen, Nutzerkennung) – ermöglichen. Jedes Unternehmen, das ein solches Aufzeichnungsgerät in Betrieb nimmt, muss dies innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck mitteilen (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung).

In der Kassensicherungsverordnung ist geregelt, wie die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ausgestaltet sein muss. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Das Bundesfinanzministerium hatte für die Installation dieser Sicherheitseinrichtung eine Übergangsfrist bis zum 30.9.2020 eingeräumt. Zahlreiche Bundesländer haben wegen der Corona-Krise eine längere Übergangsregelung bis 31.3.2021 getroffen, die im Saarland und in Baden-Württemberg von der Voraussetzung abhängig ist, dass der Unternehmer die Sicherheitseinrichtung vor dem 30.9.2020 bestellt hat.

 

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