Private Firmenwagen-Nutzung (3)

Voraussetzungen für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs

Um die private Kfz-Nutzung bei einem Firmenwagen zu ermitteln, wird häufig die 1-Prozent-Methode angewendet, weil sie einfach  und zeitsparend ist. Die (mitunter steuersparende) Alternative ist die Führung eines Fahrtenbuchs, in dem jede Fahrt einzeln mit diversen Angaben aufgezeichnet werden muss. Bleibt die Frage offen, ob es elektronische Fahrtenbücher gibt, mit deren Hilfe sich der Steuerspareffekt mit der Zeitersparnis verbinden lässt. Einen solchen Fall hatte das Finanzgericht Niedersachsen zu entscheiden.

Sachverhalt:

Der Firmenwagen von D war mit einer sogenannten Telematiklösung inklusive der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ ausgestattet. Die Hardware war nicht fest verbaut, sondern konnte auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen (OBD-2 Stecker) des jeweiligen Fahrzeugs aufgesteckt werden. Sie verfügt über einen GPS-Empfänger, übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs auf.

Der Anwender kann später einer aufgezeichneten Fahrt in der Software einem vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrtzweck eintragen. Diese Zuordnungen bleiben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar.  Der Anwender kann später (eine Woche, einen Monat) den Eintrag final bearbeiten und dann in dem Programm „abschließen“. Dazu muss er zwingend den tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs laut Fahrzeugtacho ablesen und in die Software eingeben. Abweichungen zwischen den Kilometerständen können z.B. durch den Ausfall des Geräts (kein Strom, kein GPS-Signal) oder durch das manuelle Abschalten des Steckmoduls entstehen. Das elektronisch geführte/ergänzte Fahrtenbuch kann in eine ebenfalls nicht veränderbare PDF-Datei übertragen werden.

Für das Streitjahr 2013 stellte die Außenprüfung fest, dass der im Fahrtenbuch enthaltene Kilometerstand nicht den Kilometerständen laut Werkstattrechnungen entsprach und erhöhte den Bruttoarbeitslohn des D unter Anwendung der 1-Prozent-Regelung.

Das Gericht entschied: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstands der dienstlichen Verrichtung mussten im Urteilsfall von dem Anwender ergänzt werden.  Diese Angaben konnte das Programm ohne die Mitwirkung des Klägers den Fahrten nicht zuordnen. Dazu musste bzw. konnte der Anwender für wiederkehrende Fahrten oder Fahrtrouten Vorbelegungen definieren oder die Fahrtanlässe individuell zuordnen. Diese unerlässlichen Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ebenfalls  zeitnah erfolgen.

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