Betriebsveranstaltung

Aufteilung der Kosten, wenn Teilnehmer absagen

Wer als Geschäftsführer eine Betriebsveranstaltung plant, sollte darauf achten, dass die Kosten pro Teilnehmer nicht mehr als 110 Euro (brutto) betragen. Wird der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer überschritten, fällt für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer an, die auch von der GmbH pauschal mit 25 Prozent ermittelt und übernommen werden kann. Was sich jedoch wesentlich stärker auswirkt, ist der Vorsteuerabzug, der bei Überschreiten des Grenzwerts in voller Höhe wegfällt. Wenn einzelne Arbeitnehmer absagen oder nicht erscheinen, stellt sich die Frage, ob die Kosten auf die

- die Zahl der geplanten Teilnehmer oder

- die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen

 zu verteilen sind.

 Beispiel:

Eine GmbH lädt ihre 50 Arbeitnehmer zu einer Weihnachtsfeier ein. Die Kosten für die Veranstaltung betragen 5.000 Euro. Somit entfallen auf jede Person 100 Euro.

Bei einer Lohnsteuerprüfung stellt sich heraus, dass zehn Arbeitnehmer abgesagt haben. Die Kosten, die auf jede anwesende Person entfallen, betragen (5.000 Euro : 40 =) 125 Euro, übersteigen also den Freibetrag um 15 Euro.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Zahl der Arbeitnehmer maßgebend, die tatsächlich teilnehmen, sodass auf jede Person 125 Euro entfallen. Der den Freibetrag übersteigende Betrag von 15 Euro muss bei jedem teilnehmenden Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden und entweder individuell oder vom Arbeitgeber pauschal versteuert wird. Der Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen für die Veranstaltung entfällt insgesamt.

Nach Auffassung des FG Köln (Urteil vom 27.6.2018) ist die Zahl der Personen maßgebend, die ursprünglich an der Betriebsveranstaltung teilnehmen wollten. Bei 50 Personen entfallen damit auf jede Person 100 Euro, sodass der Grenzwert von 110 Euro nicht überschritten wird. Die Zuwendung an den Arbeitnehmer ist dann lohnsteuerfrei, und die GmbH kann den Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen uneingeschränkt geltend machen.

Das FG Köln hat die Meinung vertreten, dass Absagen von Kollegen steuerlich nicht zulasten der tatsächlichen Teilnehmer gehen dürfen. Die Finanzverwaltung hat gegen das Urteil Revision eingelegt. Nun muss der BFH die endgültige Entscheidung treffen.

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