Gesellschafterliste (1)

Welche Pflichten muss ein GmbH-Geschäftsführer beachten?

Am 1.7.2018 ist die „Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterliste“ in Kraft getreten. Wir nehmen dies zum Anlass, Sie über die diesbezüglichen Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers zu informieren.

Nach § 40 Abs. 1 GmbHG haben Geschäftsführer unverzüglich nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. In dieser Liste müssen folgende Angaben gemacht werden:

-  Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort des Gesellschafters;

-  die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von jedem Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile;

-  die mit jedem Geschäftsanteil verbundene prozentuale Beteiligung am Stammkapital;

-  der Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz, wenn ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile hält;

-  bei Gesellschaftern, die ihrerseits im Handelsregister eingetragene Gesellschaften sind: die Firma, der Satzungssitz, das zuständige Register und die Registernummer; bei nicht im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften: deren jeweilige Gesellschafter mit Name, Vorname, Geburtsort und Wohnort.

 Beispiele:

  1. 1.     Ein Gesellschafter ist in eine andere Stadt umgezogen (Wohnortwechsel).
  2. 2.     Eine Gesellschafterin hat geheiratet und den Namen des Ehemanns angenommen.
  3. 3.     Ein Geschäftsanteil ist vererbt worden.
  4. 4.     Die GmbH hat eigene Anteile von einem ausgeschiedenen Gesellschafter erworben.

In allen vier Fällen hat der Geschäftsführer eine neue Gesellschafterliste einzureichen, sobald er von dem betreffenden Ereignis erfahren hat.

Gemäß § 40 Abs. 3 GmbHG haften GmbH-Geschäftsführer, die ihre Pflicht zur ordnungsgemäßen Einreichung der Gesellschafterliste verletzen, den Gesellschaftern, deren Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft für den daraus entstandenen Schaden.

Die Haftung des Geschäftsführers – mehrere Geschäftsführer haften als Gesamtschuldner – setzt ein Verschulden voraus. Dies wiederum setzt voraus, dass die Veränderung im Gesellschafterkreis dem Geschäftsführer mitgeteilt und nachgewiesen wurde. Ist dies geschehen, wird das Verschulden des Geschäftsführers vermutet mit der Folge, dass es zu einer Beweislastumkehr kommt: Der Geschäftsführer muss seinerseits darlegen, dass ihn hinsichtlich der Gesellschafterliste kein Verschulden triff.

 Beispiel:

Vater V hat seinen Geschäftsanteil an seinen Sohn S vererbt. Dies wurde auch der Gesellschaft mitgeteilt. Der Geschäftsführer versäumte es, eine neue Gesellschafterliste unter Aufnahme von S als Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. Die Gewinnausschüttung in Höhe von 8.000 Euro für das abgelaufene Geschäftsjahr konnte S deshalb nicht ausgezahlt werden. Als S seinen diesbezüglichen Anspruch geltend machte, war die GmbH wegen drohender Insolvenz nicht mehr zur Auszahlung in der Lage. Der Geschäftsführer haftet S gegenüber für den entstandenen Schaden in Höhe von 8.000 Euro, weil er es schuldhaft unterlassen hat, eine neue Gesellschafterliste einzureichen.

Hat ein Notar an der Veränderung des Gesellschafterkreises mitgewirkt (z.B. eine Anteilsabtretung notariell beurkundet), hat er anstelle der Geschäftsführer die neue Gesellschafterliste zu unterschreiben und zum Handelsregister einzureichen; eine Abschrift der geänderten Liste hat der Notar an die Gesellschaft zu übermitteln (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Die Geschäftsführer müssen diese Liste kontrollieren und ggf. korrigieren.

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