Dienstwagenüberlassung Teil 2

Kontrollmöglichkeiten des Finanzamts bei Einsatz eines Fahrtenbuchs

Kann der Dienstwagen vom Geschäftsführer auch privat genutzt werden und wird der geldwerte Vorteil der Privatnutzung anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt, muss damit gerechnet werden, dass die Ordnungsmäßigkeit der Fahrtenbuchführung sporadisch vom Finanzamt überprüft wird.

Es gibt keine gesetzliche Regelung, nach der man verpflichtet ist, das Fahrtenbuch unaufgefordert beim Finanzamt einzureichen. Man ist jedoch zur Vorlage des Fahrtenbuchs verpflichtet, wenn man vom Finanzamt ausdrücklich dazu aufgefordert wird. Das bedeutet, dass Finanzbeamte, insbesondere Betriebsprüfer, jederzeit die Möglichkeit haben, ein Fahrtenbuch zu überprüfen.

Das Fahrtenbuch übersteht diese Überprüfung nur, wenn es plausibel ist. Folgendes sollte beachtet werden:

-      Alle Tankquittungen enthalten das Datum und die Anschrift der jeweiligen Tankstelle. Diese Daten sollten mit den Angaben im Fahrtenbuch übereinstimmen.

-      In vielen Werkstattrechnungen ist neben dem Datum auch der Kilometerstand angegeben. Stimmt die Kilometerangabe nicht mit dem Fahrtenbuch überein, ist dafür eine Erklärung erforderlich. Nicht selten trägt die Werkstatt eine Fantasiezahl ein. Es sollte also darauf geachtet werden, dass der ausgewiesene Kilometerstand den tatsächlichen Verhältnissen entspricht.

-      In der Regel wird der Kilometerstand auch bei der TÜV-Abnahme festgehalten. Dieser Kilometerstand sollte mit dem Fahrtenbuch übereinstimmen.

-      Zu beachten ist auch, ob die Häufigkeit des Tankens mit der Strecke übereinstimmen kann, die laut Fahrtenbuch gefahren wurde. Es ist nicht glaubhaft, dass der GmbH-Geschäftsführer mehrfach den Tank gefüllt hat, wenn er laut Fahrtenbuch nur 50 km gefahren ist. Es ist außerdem nicht plausibel, wenn laut Fahrtenbuch zwar 2.000 km zurückgelegt wurden, aber der Tank nur einmal gefüllt wurde. Sind Tankquittungen verloren gegangen, dann sollte ein Eigenbeleg erstellt werden.

-      Der Umfang der Privatfahrten muss plausibel sein. Wenn der GmbH-Gesellschafter kein zusätzliches Fahrzeug hat, sind (bei einer durchschnittlichen Gesamtfahrleistung von weniger als 20.000 km) Privatfahrten im Umfang von weniger als 5 Prozent im Jahr eher unwahrscheinlich.

-      Außerdem sollten die Eintragungen im Fahrtenbuch mit dem Terminkalender übereinstimmen. Dabei sind Wochentage, Feiertage und Urlaub zu berücksichtigen. Einzelne Abweichungen sind unproblematisch. Weichen die Angaben im Fahrtenbuch aber häufig von den Daten ab, die sich aus den Belegen, z.B. aus den Reparaturrechnungen, ergeben, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß. Das Finanzamt ist dann berechtigt, das Fahrtenbuch unberücksichtigt zu lassen und die 1-Prozent-Methode anzuwenden.

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