Dienstwagenüberlassung Teil 1

Ermittlung der Privatnutzung anhand eines Fahrtenbuchs

Mit Schreiben vom 4.4.2018 hat sich das Bundesfinanzministerium (BMF) ausführlich zur lohnsteuerlichen Behandlung einer Dienstwagenüberlassung an Arbeitnehmer geäußert. Darf der Pkw auch für private Zwecke genutzt werden – was die Regel ist –, ist der geldwerte Vorteil nach der sogenannten 1-Prozent-Methode oder anhand eines Fahrtenbuchs zu ermitteln.

Wird ein Fahrtenbuch geführt, muss diese Methode der Nutzwertermittlung während des ganzen Kalenderjahres sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb angewendet werden. Die Führung eines Fahrtenbuchs ist vor allem dann empfehlenswert, wenn ein teurer Dienstwagen nur sehr wenig für Privatfahrten verwendet wird. Das Fahrtenbuch hilft hier, Lohnsteuer zu sparen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn es die gleichen Informationen bietet wie ein manuell geführtes Fahrtenbuch. Nachträgliche Veränderungen müssen entweder ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden.

Das Fahrtenbuch muss folgende Pflichtangaben zu betrieblichen Fahrten enthalten: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Zielort, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (Name und Anschrift).

Wenn das Reiseziel nicht auf dem direkten Weg angefahren wird, muss der Umweg aus den Aufzeichnungen deutlich werden.

Beispiel:

GmbH-Geschäftsführer M beginnt mit seiner Geschäftsreise in Bonn. Das Ziel seiner Reise ist die Kanalstraße 120 in Köln. Die kürzeste Strecke beträgt 48 km, hin und zurück also 96 km. Wegen einer Staumeldung fährt der GmbH-Geschäftsführer auf dem Hinweg über die A 59. Das ist ein Umweg von 16 km. Er trägt in sein Fahrtenbuch als Reiseziel ein: „Köln, Kanalstr. 120 (16 km Umweg über A 59 wegen Stau)“.

Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen laufend und zeitnah erfolgen. Es spielt dann keine Rolle, dass das Fahrtenbuch im Übrigen nur geringfügige inhaltliche Unstimmigkeiten enthält. Stellt also das Finanzamt fest, dass ein Fahrtenbuch nachträglich erstellt worden ist, ist es nicht ordnungsgemäß. Das heißt die 1-Prozent-Methode ist selbst dann anzuwenden, wenn das Fahrtenbuch sachlich zutreffend ist.

Es sollte immer der Eindruck vermieden werden, dass das Fahrtenbuch nachträglich erstellt worden ist. Bei einem einheitlichen Schriftbild geht das Finanzamt regelmäßig davon aus, dass das Fahrtenbuch nachgeschrieben wurde. Wer eine Reinschrift von seinem Fahrtenbuch erstellen will, der sollte in jedem Fall seine Ursprungsaufzeichnungen aufbewahren.

Für Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure, Pflegedienstmitarbeiter, Taxifahrer und Fahrlehrer sieht das BMF-Schreiben vom 4.4.2018 Erleichterungen bei den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch vor.

Bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie bei Familienheimfahrten reicht ein kurzer Vermerk. Für Privatfahrten brauchen nur die gefahrenen Kilometer eingetragen zu werden.

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