Dienstfahrrad Teil 1

Steuerliche Vorteile durch Gehaltsumwandlung und Dienstrad-Leasing

Das Dienstfahrrad findet immer mehr Anhänger. Der Grund: Es ist nicht nur umweltfreundlich, sondern fördert auch die Gesundheit der Mitarbeiter. Auch GmbH-Geschäftsführer ohne und mit Gesellschafterstatus können von den steuerlichen Vorteilen eines Dienstrad-Leasings profitieren.

Dabei geht der Trend eindeutig hin zum anspruchsvollen Elektrofahrrad (E-Bike), das der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter least. Einzelfragen zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung von E-Bikes an Arbeitnehmer in Leasingfällen hat die Finanzverwaltung in einem BMF-Schreiben vom 17.11.2017 geregelt.

Kauft die GmbH das Fahrrad, um es dem Geschäftsführer (oder einem anderen Mitarbeiter) zur Verfügung zu stellen, können die Anschaffungskosten über einen Zeitraum von sieben Jahren abgeschrieben werden.

Wesentlich häufiger wird in den letzten Jahren das Dienstrad-Leasing praktiziert. Stellt die GmbH dem Geschäftsführer eine Gehaltserhöhung in Aussicht, zu der auch die Überlassung eines Dienstrads gehört, kann sich der Geschäftsführer an eine Leasinggesellschaft wenden, die ihn an einen ihrer Vertragspartner verweist. Bei diesem wählt der GmbH-Chef sich sein Wunschrad aus, z.B. ein Mountainbike oder ein Pedelec (Fahrrad mit Elektromotor).

Die Überlassung eines Dienstrads setzt keine Gehaltserhöhung voraus. Auch ohne eine Änderung der Vergütung kann dem Geschäftsführer ein E-Bike gestellt werden, wenn er sich im Gegenzug bereit erklärt, für die Dauer der Nutzungsüberlassung auf einen Teil seines monatlichen Gehalts in Höhe der Leasingrate zu verzichten (sogenannte Gehaltsumwandlung). Zu diesem Zweck ist der Dienstvertrag entsprechend zu ändern bzw. durch einen Nachtrag zu ergänzen.

Die Gehaltsumwandlung anlässlich eines Dienstrad-Leasings wird von der Finanzverwaltung steuerlich anerkannt (BMF-Schreiben vom 17.11.2017). Sie hat zur Folge, dass das Bruttogehalt und damit das zu versteuernde Einkommen des Geschäftsführers sinkt. Damit verringern sich auch die Sozialabgaben von Arbeitgeber und Arbeitnehmer; dadurch wird die Gehaltsumwandlung vor allem für sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter interessant.

Die Überlassung eines E-Bike (allgemein: eines Fahrrads) an einen Arbeitnehmer wird steuerlich im Wesentlichen so behandelt wie die Überlassung eines Dienstwagens. Es gibt allerdings einige Unterschiede. Im Einzelnen gilt:

Darf der Geschäftsführer – und in der Regel auch seine Familienangehörigen – das E-Bike auch privat nutzen, muss er 1 Prozent des Bruttolistenpreises im Jahr der erstmaligen Nutzung als geldwerten Vorteil (Sachlohn) monatlich versteuern. Alternativ könnte der geldwerte Vorteil auch anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt werden. Dies lohnt sich allerdings nur, wenn die Privatnutzung eines teuren E-Bike sehr gering ist.

Ebenso wie beim Dienstwagen verringert sich der geldwerte Vorteil, wenn der Geschäftsführer entweder ein pauschales Nutzungsentgelt an die GmbH zahlt oder einzelne Kosten für die Pflege oder Wartung des Fahrrads trägt.

Anders als bei der Dienstwagenüberlassung wird bei der Gestellung eines E-Bike für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kein geldwerter Vorteil angesetzt (bei Pkw-Gestellung: 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer).

Andererseits darf der Geschäftsführer die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als Werbungskosten geltend machen.

Auch Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind mit der 1-Prozent-Regelung abgegolten.

Lediglich dann, wenn das E-Bike verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist – dies ist der Fall, wenn der Motor des E-Bike auch Geschwindigkeiten über 25 km pro Stunde unterstützt –, ist ein zusätzlicher geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie für Familienheimfahrten gemäß § 8 Abs. 2 EStG anzusetzen.

Die Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG (44 Euro monatlich) ist auf die Überlassung eines Dienstfahrrads nicht anzuwenden.

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